Факсиміле з латині «fac simile» - зроби подібне. Фактично – це печатка, кліше,  що відтворює власноручний підпис, аналог останнього.

Основною відмінністю факсиміле від власноручного підпису є відсутність можливості стверджувати, що у відповідному документі виражена воля особи, чий підпис відтворено. Відповідно, використання аналога власноручного підпису можливе лише при наявності дієвого механізму встановлення достовірності документа, підписаного з використанням факсиміле.

Стосовно використання факсиміле в цивільно-правових відносинах правова позиція виражена більш яскраво, тоді як про його використання у відносинах, не регламентованих цивільним законодавством, прямо нічого не сказано. При цьому діяти в рамках закону можливо, керуючись принципом «все, що не заборонено – дозволено», не допускаючи розширеного тлумачення правових норм. В даному випадку в нормативно-правових актах частіше за все міститься пряма вказівка на наявність в документі особистого підпису.

Використання факсиміле можливе на внутрішніх документах, кореспонденції, первинних документах, які не належать до категорії банківських (фінансових), і договорах (актах виконаних робіт (наданих послуг), видаткових накладних, тощо), коли про це сторони заздалегідь домовились.  Для цього керівникові необхідно видати наказ і розробити положення про порядок застосування факсиміле на підприємстві, в якому навести перелік документів, на яких його можна проставляти.

Якщо виходити з практики, факсиміле використовується на всіх внутрішніх документах підприємства та договорах, але питання використання факсимільного підпису повинно бути врегульовано (наказ, інструкція, регламент використання, тощо). З практики: не допускається використання факсиміле на банківських документах та документах первинного бухгалтерського обліку.

НАКАЗ

 

«__»____ 20___ року                                                                                  № ____                                                   м._____________________________


                               Щодо використання факсиміле

           Для правильності застосування і використання_______________ факсиміле ____________ при оформленні первинних документів та зметою ведення фінансово-господарської діяльності підприємства,

наказую:

1. Затвердити Інструкцію «Про порядок використанняна підприємстві факсиміле Голови правління при оформленні первиннихдокументів». При використанні факсиміле співробітникам підприємства неухильнокеруватися вимогами вказаної Інструкції.

2. Факсиміле Голови правління видається секретарю ___________.для використання в цілях забезпечення господарської діяльності підприємства.

3. Секретар _________________ є відповідальним зацільовим використанням і збереженням факсиміле Голови Правління. Забороняється передаватифаксиміле третім особам.

4. Періодично здійснювати вибіркову перевіркувидаваних підприємством документів на предмет правильності застосуванняфаксиміле Голови правління.

5. Контроль виконання залишаю за собою.

 

Голова Правління ______________

 

З наказом ознайомлені:

“_”_________ 20____ р. ______________ ________________

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ


«___»____________ 200__ р.

Наказ №___від «__» _____ 20___ р.

ІНСТРУКЦІЯ

Про порядок використання факсиміле Голови правління приоформленні первинних документів.

ЗАГАЛЬНІПОЛОЖЕННЯ

1. Дійсна Інструкціявизначає загальний порядок звернення і використання на підприємстві факсиміле Головиправління в господарській діяльності підприємства.

2. Дійсна Інструкціяобов'язкова для виконання співробітниками підприємства, яким відповідно донаказу видається факсиміле Голови правління для використання в господарськійдіяльності.

ЗАСТОСУВАННЯ ФАКСИМІЛЕ ГОЛОВИ ПРАВЛІННЯ. ПОРЯДОКОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ЙОГО ВИКОРИСТАННЯМ

3. Факсиміле Головиправління може використовуватися тільки на наступних документах:

3.1. рахунках, виписанихпідприємством на оплату відвантаженого клієнтам товару;

3.2. актах прийому–передачі,що підписуються підприємством з клієнтами у виконання зобов'язань за укладенимидоговорами;

3.3. акти зіркивзаєморозрахунків;

4. Застосуванняфаксиміле Голови правління на документах, вказаних в пп. 3.1 і 3.3 Інструкціїдопускається тільки за умови, якщо можливість такого застосування передбачена увідповідних договорах. В документах вказаних в пп. 3.1 і 3.4 Інструкціїобов’язково повинно бути проставлені підписи осіб, відповідальних за складаннявказаних документів, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яказдійснила господарську операцію.

5. Застосуванняфаксиміле на документах, не передбачених справжньою Інструкцією, забороняється.

6. Застосування факсимілена документах, вказаних в п. 1 Інструкції може здійснюватися також увідсутність на підприємстві голови правління (по хворобі, у відрядженні, увідпустці і т. д.).

7. Факсиміле передаєтьсядля використання на підприємстві особі, що призначається відповідно до наказу.Вищезазначена особа є відповідальною за збереження і цільове використання факсиміле.