Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків передбачено Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N1893, якою затверджено «Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію». (читати постанову на сайті ВРУ)

 Так відповідно до вказаного документу:

64. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням  організацій;  бланки  з  кутовими  та  повздовжніми штампами  організацій,  що мають необхідний трафаретизований текст
документів,  які  дають  право   на   інспектування,   нагляд   та відвідування   організацій;  посвідчення  особи,  посвідчення  про відрядження,  а також усі види перепусток,  бланки документів  про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку,   зберігання   і   використання  інших  видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

65. Особи,  що персонально відповідають за облік і зберігання печаток,  штампів  і  бланків,  призначаються  наказами керівників організацій. 

66. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за  формою  11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за  видами  бланків.   Видача   бланків   відповідальним   за   їх використання   особам  здійснюється  під  розписку  у  відповідних журналах.

67. Журнали обліку печаток,  штампів і бланків включаються  у номенклатуру   справ,   їх   аркуші  нумеруються,  прошиваються  і опечатуються. 

68. Печатки  і  штампи  повинні  зберігатися  у  сейфах   або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах,  що надійно замикаються та опечатуються.

73. Перевірка   наявності   печаток,   штампів   і    бланків здійснюється   щорічно  комісією,  призначеною  наказом  керівника організації.

Про перевірки наявності печаток,  штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11  і  12  після  останнього запису.  У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток,   штампів   і   бланків   комісія   проводить    службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі  втрати  печаток  і  штампів   керівники   організацій зобов'язані  негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Форма 11

ЖУРНАЛ

обліку та видачі печаток та штампів

 

N
з/п

Відбитки печаток і штампів 

Кому видано 

Дата повернення і розписка про приймання 

Примітка

найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи 

прізвище та ініціали відповідальної особи 

дата і розписка про отримання

             
 
 
В разі зношення чи приведення у непридатність печатки, а також при зміні юридичних даних підприємства чи інших випадках печатки і штампи необхідно знищувати спеціально призначеною для цього комісією (докладніше та зразки тут).
 
 
 
 
 
 ПРИМІРНІ ЗРАЗКИ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
 
 
 
УКРАЇНА
 
місто КоломияІвано-Франківської області
 
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
міського голови
 
від 09.02.2012р.                                    № 30-р                                           м. Коломия
 
 
Про відповідальних за зберігання печаток, штампів і бланків
 
           З метою забезпечення обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків Коломийської міської ради та виконавчого комітету, відповідно до п.65 постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893, п.75 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» та в зв'язку з кадровими змінами:
 
      1. Затвердити список посадових осіб міської ради, підписи яких скріплюються гербовою печаткою Коломийської міської ради та виконавчого комітету (додається).
 
        2. Затвердити порядок використання гербових печаток Коломийської міської ради та виконавчого комітету (додається).
 
        3. Встановити, що підписи заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконкому міської ради звіряються гербовою печаткою виконавчого комітету.
  
         4. Призначити відповідальними посадових осіб міської ради:
- Шмідль Оксану Ярославівну - начальника загального відділу міської ради, за зберігання круглих печаток міської ради та виконавчого комітету із зображенням державного герба, круглої малої печатки міської ради із зображенням державного герба, круглої печатки загального відділу із зображенням державного герба, круглої печатки загального відділу (негербової) та штампів. Місце зберігання – загальний відділ міської ради.
- Свінціцьку Ірину Миколаївну - оператора комп’ютерного набору загального відділу міської ради за облік та зберігання фірмових бланків з повним найменуванням. Видачу бланків відділам та управлінням міської ради для використання здійснювати під розписку у відповідному журналі.
- Кухтара Тараса Мироновича - начальника відділу кадрів міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба, круглої печатки відділу (негербової) та штампів. Місце зберігання – відділ кадрів міської ради.
- КротюкаОлександраСтепановича - начальника відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – відділ з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради.
- Іванову НадіюМихайлівну - головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради, за зберігання печаток (негербових) спостережної та адміністративної комісії. Місце зберігання – відділ з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради.
- Івахнюка Ігоря Васильовича - начальника служби у справах дітей міської ради, за зберігання круглої печатки служби у справах дітей із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – служба у справах дітей міської ради.
- Колесника Володимира Любомировича - начальника відділу у справах молоді та спорту міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та кутового штампу. Місце зберігання – відділ у справах молоді та спорту міської ради.
- Савчук Уляну Миколаївну - начальника організаційного відділу міської ради, за зберігання круглої печатки відділу (негербової) та штампів. Місце зберігання – організаційний відділ міської ради.
- АндрійчукаМиколу Івановича - начальника відділу державної реєстрації міської ради, Михайліва Тараса Андрійовича - державного реєстратора, за зберігання трьох круглих печаток відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – відділ державної реєстрації міської ради.
- Данилейчука Петра Михайловича - начальника відділу ведення Державного реєстру виборців, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням великого та малого державного герба та двох штампів. Місце зберігання – відділ ведення Державного реєстру виборців.
- ЛазаровичМарію Святославівну - начальника відділу бухгалтерського обліку та звітності міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – відділ бухгалтерського обліку та звітності міської ради.
- Охрим Валентину Ярославівну - начальника архівного відділу міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – архівний відділ міської ради.
 
       5. Попередити керівників відділів та управлінь про персональну відповідальність за дотримання порядку зберігання і використання печаток і штампів.
       6. Розпорядження міського голови від 24.01.2009 № 11-р та від 11.02.2011 № 38-р вважати такими, що втратили чинність.
         7. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконкому А. Грицана.
 
Міськийголова                                                 І.Слюзар
 
 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського голови
09.02.2012 № 30-р
 
Список посадових осіб, підписияких скріплюються гербовою печаткою
Коломийської міської ради та виконавчого комітету
 
 
 

Слюзар Ігор Богданович                                           міський голова
 
Гошій Ярослав Петрович                                           секретар міської ради
 
Яворський Тарас Орестович                                      перший заступник міського голови з питань діяльності
                                                                                виконавчих органів міської ради
 
Білоус Михайло Михайлович                                      заступник міського голови з питань діяльності виконавчих
                                                                                органів міської ради
 
Граділь Ігор Іванович                                               заступник міського голови з питань діяльності виконавчих
                                                                               органів міської ради
 
Тарновецький Володимир Васильович                       заступник міського голови з питань діяльності виконавчих
                                                                               органів міської ради
 
Грицан Андрій Васильович                                       керуючий справами виконкому з питань діяльності виконавчих
                                                                               органів міської ради
 
 
Примітка: факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
 
 
 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського голови
09.02.2012 № 30-р
 
Порядок використання гербових печаток
Коломийської міської ради та виконавчого комітету
 
 
     1. Документи, які приймаються міською радою, видаються міським головою для банків, пов’язані з фінансуванням засвідчуються гербовою печаткою Коломийської міської ради.
 
       2. Документи, які приймаються виконавчим комітетом засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету Коломийської міської ради.
 
       3. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, дорученнях.
 
      4. Оригінали розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету. Оригінали рішень міської ради засвідчуються гербовою печаткою Коломийської міської ради.
 
      5. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
 
       6. На службових листах гербовою печаткою засвідчуються тільки гарантійні листи.
 
     7. Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначаються на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи яких скріплюються гербовою печаткою відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242.
 
 
 
 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ 

МІСЬКОГО ГОЛОВИ

м. Суми

від   12.09.2013       №   199-Р

 

Про Порядок обліку, використання і зберігання печаток і штампів у виконавчих органах Сумської міської ради

З метою належного обліку, використання і зберігання печаток та штампів, виключення їх безконтрольного використання виконавчими органами Сумської міської ради, відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» та від 27 листопада 1998 року № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію», керуючись пунктом 20 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

  1. Затвердити Порядок обліку, використання і зберігання печаток і штампів у виконавчих органах Сумської міської ради (додається).
  1. Покласти персональну відповідальність за збереження та використання печаток і штампів, які використовують в своїй роботі виконавчі органи Сумської міської ради відповідно до положень, на керівників відповідних структурних підрозділів.
  1. Відповідальність за збереження і використання: великої печатки із зображенням Державного Герба України та найменуванням виконавчого комітету Сумської міської ради, великої та малої печаток із зображенням Державного Герба України та найменуванням Сумської міської ради, покласти на завідувача сектору вхідної та вихідної кореспонденції управління документообігу та технічного забезпечення, а в разі його відсутності – на начальника цього управління.
  1. Керівникам виконавчих органів Сумської міської ради, які мають статус юридичної особи:

4.1.         привести процедури обліку, використання і зберігання печаток і штампів у відповідність до вимог Порядку, затвердженого даним розпорядженням;

4.2.         про стан виконання даного розпорядження проінформувати заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету до 13.09.2013.

  1. Заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету Волонтирцю В.М. забезпечити організацію та проведення щорічних перевірок наявності та порядку зберігання гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України і штампів.
  1. Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.

 

Міський голова                                                                  Г.М. Мінаєв

 
 
 

Додаток

до розпорядження міського голови

від                               №

ПОРЯДОК

обліку, використання і зберігання печаток і штампів

у виконавчих органах Сумської міської ради

1. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає процедуру обліку, використання і зберігання печаток і штампів у виконавчих органах Сумської міської ради.

2. У порядку, встановленому чинним законодавством, організаційно-розпорядчі, адміністративно-господарські, фінансові, бухгалтерські та інші документи, що створюються виконавчими органами Сумської міської ради, копії цих документів скріплюються печатками, а на вхідних та вихідних документах проставляються штампи.

3. У виконавчих органах Сумської міської ради використовуються печатки із зображенням Державного Герба України і повного найменування органу (далі – гербові печатки), печатки без зображення Державного Герба України та штампи.

4. Зразки та описи гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України, затверджені постановою Президії Верховної Ради України від 11 травня 1992 року «Про печатки та вивіски місцевих рад народних депутатів України та їх виконавчих комітетів».

5. Виготовлення та облік видачі печаток і штампів, що використовуються виконавчими органами, які не мають статусу юридичної особи, покладається на структурний підрозділ, до функцій якого входить матеріально-технічне забезпечення.

Виготовлення та облік видачі печаток і штампів у виконавчих органах Сумської міської ради, які мають статус юридичної особи, покладається на керівника або посадову особу, яка визначена керівником відповідного структурного підрозділу.

2. Облік печаток і штампів

6. Печатки і штампи, що використовуються у виконавчих органах Сумської міської ради, підлягають обліку в порядку, визначеному Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 (зі змінами).

7. Журнали обліку печаток і штампів включається до номенклатури справ відповідного виконавчого органу. Аркуші журналу нумеруються,


прошиваються та скріплюються печаткою без зображення Державного Герба України.

8. Особи, які персонально відповідають за облік, використання і зберігання печаток і штампів у виконавчих органах Сумської міської ради, визначаються розпорядженням міського голови/наказом керівника виконавчого органу Сумської міської ради).

Тимчасова передача гербової печатки відповідальною особою іншій посадовій особі, яка її заміщує, здійснюється за актом.

3. Використання печаток і штампів

9. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначаються Інструкцією з діловодства у виконавчих органах Сумської міської ради.

10. Великою гербовою печаткою Сумської міської ради скріплюються документи, що підписуються міським головою, секретарем міської ради чи особами, які виконують їх повноваження, у порядку, визначеному чинним законодавством України.

11. Малою гербовою печаткою Сумської міської ради скріплюються документи, що підписуються міським головою (службові посвідчення, посвідчення до заохочувальних відзнак) та начальником відділу з питань сім’ї молоді та спорту Сумської міської ради (посвідчення батьків та дитини з багатодітної сім’ї).

12. Гербовою печаткою виконавчого комітету Сумської міської ради скріплюються документи, що підписуються, міським головою, заступниками міського голови, секретарем міської ради.

13. Печатки без зображення Державного Герба України і штампи використовуються для:

посвідчення копій документів, що надсилаються;

засвідчення розмножених примірників розпорядчих документів;

засвідчення факту реєстрації вхідних документів;

інших відміток довідкового характеру.

4. Зберігання та знищення печаток і штампів

14. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.

15. Перевірка наявності печаток і штампів, стану дотримання режиму їх використання та зберігання, обґрунтованості знищення здійснюється щороку комісією, яка утворюється розпорядженням міського голови.

Про результати перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки в журналі обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку, використання і зберігання печаток і штампів комісія проводить службову перевірку, результати якої оформляються актом довільної форми та доводяться до відома міського голови.

         16. У разі втрати печаток і штампів керівники виконавчих органів Сумської міської ради зобов’язані негайно повідомити про це заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, органи внутрішніх справ (у разі необхідності) та вжити заходів для їх розшуку. За фактом втрати печатки або штампа проводиться службова перевірка.

17. Зіпсовані печатки та штампи або такі, що втратили практичне значення знищуються комісією щодо здійснення перевірки наявності та стану збереження печаток і штампів з оформленням відповідного акту.

18. Контроль за дотриманням порядку обліку, використання і зберігання гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України і штампів у виконавчих органах Сумської міської ради, які не мають статусу юридичної особи, покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Сумської міської ради, у виконавчих органах Сумської міської ради, які мають статус юридичної особи — на їх керівників.

Начальник управління правового

забезпечення, внутрішньої політики

та зовнішніх відносин                                                               О.І. Донцова