Законодавством України не передбачений загальний порядок знищення печаток і штампів, а також не зазначеного будь-яких вимог щодо проведення їх знищення. Чітко зазначено порядок знищення печаток лише окремими Законами, що регулюють наявність і використання гербових печаток, інших печаток державних органів, нотаріусіів, тощо, але не має жодного Закону який би регулював порядок користування і знищення печаток фізичною особою - підприємцем. 

          Тому, в умовах відсутності нормативних вимог до знищення печаток і штампів, суб'єкт господарювання може сам визначати, яким чином знищувати їх. Але для того, щоб не виникало підозр щодо умисного знищення печаток з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, які є кримінально караними діянням, краще, все ж таки, проводити таке знищення максимально відкрито, фіксуючи сам процес знищення.

              Для цього, в першу чергу, добре б створити комісію зі знищення печаток і штампів. Така комісія може бути створена наказом керівника підприємства. Зазначеною комісії слід скласти протокол про знищення печаток і штампів, у якому відомості, схожі з тими, що вказувалися раніше у клопотанні про знищення печаток і штампів, яка відправлялася в МВС. А саме:

- Кількість печаток та штампів, які знищуються;

- Підстава для знищення;

- Особа, відповідальна за знищення печаток і штампів, її прізвище, ім'я та по батькові, а також паспортні дані;

- Склад комісії, із зазначенням прізвищ, імен, по батькові і паспортних даних.

             Сама ж процедура фізичного знищення печаток і штампів не складна і зводиться до наступного: спочатку робиться відбиток знищуваних печаток і штампів, а потім кліше печатки чи штампу розрізається на малі непоєднувані і невідновлювані частини.


             Офіційне роз"яснення цього питання  є в листі Міністерства юстиції України від 14.08.2014  №6820-0-4-14/8.1  і нижче ми наводимо текст, що стосується цього питання :

Щодо питання "чи дійсно порядок знищення печаток не встановлений, тому суб'єкт господарювання може визначити його на власний розсуд?"

29 грудня 2010 року Кабінетом Міністрів України прийнято постанову № 1216 "Про внесення змін до Положення про дозвільну систему", якою із переліку предметів, матеріалів і речовин, підприємств, майстерень і лабораторій, на які поширюється дозвільна система, вилучено штемпельно-граверні майстерні, печатки і штампи.

Тобто вказаним рішенням Уряду було вилучено норми стосовно функції Міністерства внутрішніх справ України щодо нормативно-правового регулювання правил відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів.

У зв'язку з цим наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11 січня 2011 року № 5визнано таким, що втратив чинність, наказ Міністерства внутрішніх справ України від 11 січня 1999 року № 17 "Про затвердження Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, та затвердження Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів" (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 квітня 1999 року за № 264/3557).

З огляду на викладене, а також те, що підприємство самостійно визначає порядок організації своєї діяльності, при вирішенні питання подальшого використання печаток, на нашу думку, слід керуватися статутом, що є основним документом, який регулює діяльність юридичної особи, а також внутрішніми документами юридичної особи, що відповідно до компетенції прийняті органами управління юридичної особи.

Зразок розпорядження про створення комісії зі знищення печатки (переглянути).

Зразок акту знищення печатки.