ОБЛІК, ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ПЕЧАТОК

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків передбачено Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N1893. Цією постановою затверджено ''Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію''. (читати постанову на сайті ВРУ)

Так відповідно до вказаного документу:

64. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст
документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

65. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.

66. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

67. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

68. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

73. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Форма 11

ЖУРНАЛ

обліку та видачі печаток та штампів

N з/п	Відбитки печаток і штампів	Кому видано			Дата повернення і розписка про приймання	Примітка
		найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи	прізвище та ініціали відповідальної особи	дата і розписка про отримання

В разі зношення чи приведення у непридатність печатки, а також при зміні юридичних даних підприємства чи інших випадках печатки і штампи необхідно знищувати спеціально призначеною для цього комісією (докладніше та зразки тут).

ПРИМІРНІ ЗРАЗКИ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

УКРАЇНА

місто КоломияІвано-Франківської області

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

міського голови

від 09.02.2012р. № 30-р м. Коломия

Про відповідальних за зберігання печаток, штампів і бланків

З метою забезпечення обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків Коломийської міської ради та виконавчого комітету, відповідно до п.65 постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893, п.75 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» та в зв'язку з кадровими змінами:

1. Затвердити список посадових осіб міської ради, підписи яких скріплюються гербовою печаткою Коломийської міської ради та виконавчого комітету (додається).

2. Затвердити порядок використання гербових печаток Коломийської міської ради та виконавчого комітету (додається).

3. Встановити, що підписи заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконкому міської ради звіряються гербовою печаткою виконавчого комітету.

4. Призначити відповідальними посадових осіб міської ради:

- Шмідль Оксану Ярославівну - начальника загального відділу міської ради, за зберігання круглих печаток міської ради та виконавчого комітету із зображенням державного герба, круглої малої печатки міської ради із зображенням державного герба, круглої печатки загального відділу із зображенням державного герба, круглої печатки загального відділу (негербової) та штампів. Місце зберігання – загальний відділ міської ради.

- Свінціцьку Ірину Миколаївну - оператора комп’ютерного набору загального відділу міської ради за облік та зберігання фірмових бланків з повним найменуванням. Видачу бланків відділам та управлінням міської ради для використання здійснювати під розписку у відповідному журналі.

- Кухтара Тараса Мироновича - начальника відділу кадрів міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба, круглої печатки відділу (негербової) та штампів. Місце зберігання – відділ кадрів міської ради.

- КротюкаОлександраСтепановича - начальника відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – відділ з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради.

- Іванову НадіюМихайлівну - головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради, за зберігання печаток (негербових) спостережної та адміністративної комісії. Місце зберігання – відділ з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради.

- Івахнюка Ігоря Васильовича - начальника служби у справах дітей міської ради, за зберігання круглої печатки служби у справах дітей із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – служба у справах дітей міської ради.

- Колесника Володимира Любомировича - начальника відділу у справах молоді та спорту міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та кутового штампу. Місце зберігання – відділ у справах молоді та спорту міської ради.

- Савчук Уляну Миколаївну - начальника організаційного відділу міської ради, за зберігання круглої печатки відділу (негербової) та штампів. Місце зберігання – організаційний відділ міської ради.

- АндрійчукаМиколу Івановича - начальника відділу державної реєстрації міської ради, Михайліва Тараса Андрійовича - державного реєстратора, за зберігання трьох круглих печаток відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – відділ державної реєстрації міської ради.

- Данилейчука Петра Михайловича - начальника відділу ведення Державного реєстру виборців, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням великого та малого державного герба та двох штампів. Місце зберігання – відділ ведення Державного реєстру виборців.

- ЛазаровичМарію Святославівну - начальника відділу бухгалтерського обліку та звітності міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – відділ бухгалтерського обліку та звітності міської ради.

- Охрим Валентину Ярославівну - начальника архівного відділу міської ради, за зберігання круглої печатки відділу із зображенням державного герба та штампів. Місце зберігання – архівний відділ міської ради.

5. Попередити керівників відділів та управлінь про персональну відповідальність за дотримання порядку зберігання і використання печаток і штампів.

6. Розпорядження міського голови від 24.01.2009 № 11-р та від 11.02.2011 № 38-р вважати такими, що втратили чинність.

7. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконкому А. Грицана.

Міськийголова І.Слюзар

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження міського голови

09.02.2012 № 30-р

Список посадових осіб, підписияких скріплюються гербовою печаткою

Коломийської міської ради та виконавчого комітету

Слюзар Ігор Богданович міський голова

Гошій Ярослав Петрович секретар міської ради

Яворський Тарас Орестович перший заступник міського голови з питань діяльності

виконавчих органів міської ради

Білоус Михайло Михайлович заступник міського голови з питань діяльності виконавчих

органів міської ради

Граділь Ігор Іванович заступник міського голови з питань діяльності виконавчих

органів міської ради

Тарновецький Володимир Васильович заступник міського голови з питань діяльності виконавчих

органів міської ради

Грицан Андрій Васильович керуючий справами виконкому з питань діяльності виконавчих

органів міської ради

Примітка: факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження міського голови

09.02.2012 № 30-р

Порядок використання гербових печаток

Коломийської міської ради та виконавчого комітету

1. Документи, які приймаються міською радою, видаються міським головою для банків, пов’язані з фінансуванням засвідчуються гербовою печаткою Коломийської міської ради.

2. Документи, які приймають